De drie gemeentes Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland, samen bekend als de SED, werkten aan een verbeterde dienstverlening voor de inwoners, waarbij zaken als het aanvragen van een rijbewijs of vergunning eenvoudiger moest worden.
Als wendbare organisatie voor betere dienstverlening
SED wil hun burgers op een snellere en soepele manier van dienst zijn. Ze vroegen Saskia Drenth, zelf ook wonende in Stede Broec, de organisatie wendbaarder te maken, om zo hun veranderdoel te kunnen realiseren.
‘Changekitchen On’: kijken, denken, doen
Als kapstok voor het verandervraagstuk van SED gebruikten we onze ‘Changekitchen On’ aanpak: kijken, denken, doen.
Kijken
Voordat daadwerkelijk op actie overgegaan kan worden, moet eerst onderzocht worden hoe wendbaar de organisatie is. Voor de grondige organisatiescan sprak Saskia met veel mensen van zowel binnen als buiten de organisatie. Wat bleek? Er was groot gemis aan gezamenlijke richting en sturing vanuit een leidinggevend kader. Saskia: “Er was veel motivatie en enthousiasme voor nieuwe plannen binnen het team, maar ze werden bijna nooit uitgevoerd en afgemaakt.”
Denken
Een uitvoeringsplan zou daarom niet genoeg zijn om resultaten te behalen. Saskia: “Een ontwikkelplan is eigenlijk de randvoorwaarde voor het slagen van een uitvoeringsplan. Ze zouden op zich direct met een uitvoeringsplan aan de slag kunnen gaan, maar dan staan ze over twee jaar voor dezelfde uitdagingen.” Een ontwikkelplan was dus van belang om überhaupt te kunnen (blijven) veranderen.
Voor het ontwikkelplan ging Saskia samen met het leidinggevend kader op zoek naar de ‘bedoeling’ van de SED. Door vast te stellen waar ze als organisatie voor staan, konden leidende principes meegegeven worden voor het uitvoeringsplan. De hele organisatie werd vervolgens uitgenodigd om daaraan mee te werken tijdens verschillende workshops. Zo kwam er een gedragen plan waaraan iedereens mening bijdroeg.
Naast dat een nieuwe denk- en werkwijze altijd wennen is, speelde de complexiteit van de organisatie mee: drie verschillende gemeentes waar politiek aan vastzit. Het was volgens Saskia een uitdaging om het leidinggevend kader continu aandacht te laten besteden aan het proces: “Heel begrijpelijk, want ze zijn ook gewoon heel druk. Als je de complexiteit van de organisatie ziet, waar allemaal druk op staat en wat er allemaal moet, dan is dat ook erg lastig. Daar wilde ik begrip en respect voor tonen. En tegelijkertijd wilde ik ze ook blijven uitdagen dus bleef ik bij ze aankloppen. Dat vond niet iedereen altijd even leuk!”
Doen
Saskia heeft deze stap overgedragen aan een nieuwe interne projectleider, want Saskia is door de SED als het nieuwe afdelingshoofd Jeugd & Minima aangesteld binnen het domein Samenleving. Ze gaat nu van binnenuit sturing geven aan het team en daarmee de dienstverlening aan inwoners verbeteren.
Het resultaat? Een ontwikkelplan, visie én uitvoeringsplan.
Door co-creatie en betrokkenheid van alle professionals ligt er een ontwikkelplan voor de organisatie, een doorontwikkelde visie met leidende principes én een uitvoeringsplan voor het verbeteren van de dienstverlening: klaar om tot actie over te gaan.
Wil je ook wendbaarder worden als organisatie?
